Qué debe Buscar Una Agencia de Viajes en un Sistema en Línea

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Hay tres áreas principales que son la pesadilla de una agencia de viajes fuera de línea, que afectan directamente su crecimiento y ganancias: Una experiencia de reserva en línea inexistente o sub-par, lento cambio en las cotizaciones (24 horas o más) y, finalmente, engorroso ya menudo Inexacta gestión de cuentas y reconciliación. La primera área es la necesidad del cliente y los otros dos son Pesadilla del agente de viajes. Por lo tanto, cualquier sistema en línea en el mínimo debe tener características que cumplan los requisitos anteriores de la experiencia y la eficiencia. Al mismo tiempo, el sistema debe ser rentable y proporcionar un ROI cuantificable.

Ahora, cada agencia de viajes es diferente y puede requerir características específicas en un sistema en línea, basado en su modelo de negocio y la naturaleza de sus operaciones. Una agencia con un modelo de negocio B2B no puede buscar un portal B2C. Si sólo venden hoteles y paquetes, no necesitarán un motor de reserva de vuelos o la integración de GDS. Por lo tanto, en este artículo no vamos a hablar de los módulos individuales que un agente de viajes debe buscar en un sistema en línea, ya que varían de un negocio a otro, dependiendo de sus necesidades específicas. Sin embargo hablaremos de las características que son relevantes para resolver sus problemas cotidianos de negocios, asegurando así que su negocio se ejecuta sin problemas y eficientemente. Además, gracias a un eficaz sistema en línea, los clientes obtienen la experiencia que desean y por lo tanto permanecen leales a la agencia e incluso ayudan en márketing actuando como embajadores de la marca en las redes sociales.

Así que echemos un vistazo a algunas de las características clave de cualquier agente de viajes que buscan invertir en un sistema en línea debe buscar:

Debe ser alojado en la nube

SaaS (software como servicio) o un sistema alojado en la nube se ejecuta en el servidor del proveedor de software y se gestiona de forma remota, ahorrando así los costes de instalación, alojamiento y mantenimiento del agente de viajes, lo que puede ser significativo sin aportar ningún valor importante. Los sistemas alojados en la nube suelen ser muy eficaces en términos de implementación y mantenimiento, ya que el proveedor tiene que mantener sólo un sistema y la implementación puede ser tan fácil como rellenar el formulario y usted tiene su sitio! También hay actualizaciones disponibles y normalmente se incluyen en la cuota anual.

Estando alojado centralmente, está disponible en todos los dispositivos todo el tiempo lo que facilita a las agencias administrar sus negocios, ya que muchos de ellos, especialmente la administración, viajan la mayor parte del tiempo.

Debe ser flexible y escalable

Como mencionamos anteriormente, no hay dos empresas de viajes son los mismos. Cada empresa tiene necesidades individuales, tamaño y forma de hacer negocios. Además, ningún software único satisfará todos los requisitos. Durante un período de tiempo como el negocio y los datos crece habrá necesidad de otro software que puede necesitar para interoperar con su software existente. Por lo tanto, cualquier software que pueda satisfacer sus necesidades hoy en día debe ser flexible y personalizable. La personalización también es particularmente importante para las grandes empresas, que generalmente no quieren un tipo de solución lista para usar.

Una de las cualidades más importantes de cualquier buen software es la escalabilidad, y el software de viajes no es diferente. Cuando un negocio crece en un cierto tamaño, la escalabilidad se convierte en un aspecto crítico. El software de viajes ideal debe permitir espacio para la expansión, y tienen la capacidad de mantenerse al día con el crecimiento del negocio como permitir la integración de terceros. Lo último que desea es que su negocio llegue a una parada de molienda porque su software de agencia de viajes no puede manejar más reservas o no se integra con la plataforma de optimización de ingresos que acaba de comprar.

En el caso de que usted es una agencia grande, incluso antes de decidirse a invertir en un software de agencia de viajes en línea, lo más probable es que ya está utilizando otro software empresarial, que no querrá deshacerse de pronto, especialmente si esos sistemas tienen Te ha estado sirviendo bien. Seamos sinceros; Un sistema de agencia de viajes no puede hacer todo. Tome CRM por ejemplo. Muchas soluciones de agencia de viajes por ahí ofrecen funcionalidad de CRM. Sin embargo, es bastante básico y no puede reemplazar su sistema de CRM especializado, por ejemplo Salesforce. Del mismo modo, muchos de los sistemas de agencias de viajes en línea también vienen con módulos de contabilidad, que pueden hacer la contabilidad básica para usted, pero no son sustitutos de Sage, SAP o QuickBooks. Así, mientras que un sistema de agencia de viajes haría un gran trabajo en la gestión de sus reservas, sub-agentes, inventario y proveedores, todavía necesita software dedicado para otras funciones de negocio. Por lo tanto, es esencial que el software de agencia de viajes se integra perfectamente con sus sistemas de terceros existentes o futuros.

Debe tener una fuerte funcionalidad de back-office

Uno de los dolores de cabeza principales para una agencia de viajes pequeña o mediana es las tareas administrativas y de contabilidad diarias. A menudo son complejas, consumen mucho tiempo y son contraproducentes. Es una pesadilla para los agentes que los hacen manualmente, pero incluso los agentes que utilizan la tecnología luchan con ellos, ya que trabajan con múltiples sistemas para diferentes tareas y la integración de los datos de un sistema en otro se convierte en un dolor de cabeza.

Así que necesitan un sistema que les permita administrar todo su inventario, reservas, clientes, proveedores y contabilidad en una sola plataforma sin tener que copiar y pegar datos de un lugar a otro. El sistema de back-office debe ser capaz de integrar diversos datos de múltiples fuentes, realizar cálculos complejos, producir informes precisos y relevantes y automatizar las tareas de rutina para que los agentes de viajes puedan dedicar menos tiempo a lo mundano y centrarse más en ventas y servicio al cliente.

Servicio al cliente

Hablando de servicio al cliente, hay diferentes aspectos que deben ser estudiados, como la experiencia del usuario, la flexibilidad de pago, la interacción continua con el usuario, la velocidad de respuesta y personalización. Software que combina todos estos en su funcionalidad sería el software ideal y no sólo ayudaría a retener a los clientes existentes, pero de hecho le ayudará a obtener más clientes por referencia. Además el inventario global es una necesidad.

Así que un buen software de agencia de viajes debe ser capaz de permitir a los clientes a hacer sus propios planes, obtenerlos revisados por la agencia con sus sugerencias, confirmar el itinerario final y luego permitir a la agencia para asumir el cumplimiento de las reservas, Y vales de hotel. Esta funcionalidad se encargaría de la necesidad de los clientes de una experiencia en línea y al mismo tiempo ser capaz de dejar que la agencia se encargue de los detalles mundanos como lo hacen ahora. También en este escenario no tienen que usar sus tarjetas de crédito y pueden pagar la agencia en efectivo o cheque, o usar su crédito para pagar más tarde. Ayudaría a una agencia de viajes a funcionar prácticamente con el mismo modelo de negocio pero con una rica experiencia en línea y la conveniencia de los tiempos.

Debe ayudar a las agencias de viajes a crear citas rápidamente

Otra característica que un buen sistema en línea debe tener es un sistema de gestión de presupuestos. Generalmente toma un agente de viajes tradicional un día o dos para crear una cotización para un solo destino. Si hay múltiples destinos, que implican múltiples componentes, se necesitaría aún más. Eso significa que un agente tiene que tener un miembro del personal de trabajo de un día completo en la construcción de una cotización. Si quieren reducir el tiempo de respuesta, habrá que dedicar más recursos, lo que se suma a los gastos generales. Un sistema en línea con un módulo de gestión de presupuestos permite a los agentes de viajes crear una cotización que contenga múltiples componentes dentro de media hora. Con un tiempo de respuesta considerablemente reducido, podrían crear muchas más cotizaciones en un día dado y trabajar más eficientemente con menos personal.

Flexibilidad de pago

Como mencionamos anteriormente, uno de los activos de una agencia de viajes fuera de línea es la flexibilidad de los pagos que ofrecen a sus clientes. A diferencia de la mayoría de las OTA, que sólo permiten pagos en línea, ya sea por tarjeta o a través de la red bancaria, las agencias de viajes tradicionales también permiten el pago en efectivo / cheque o incluso proporcionar una línea de crédito debido a su relación con el cliente. Típicamente, reservan el vuelo, el hotel o el paquete para el cliente, los envían la confirmación de la reservación y recogen el pago de ellos más adelante. También ofrecen a sus clientes regulares ofertas especiales y descuentos. Es debido a estas instalaciones que muchos clientes todavía prefieren comprar de agentes fuera de línea en lugar de una gran OTA y el sistema de agencia de viajes ideal debe permitir esta flexibilidad.

Conclusión

Un software de agencia de viajes en línea no debe cambiar la forma de hacer negocios, sino que lo hacen más eficiente, reducir su costo de operaciones y satisfacer los requisitos del cliente (experiencia en línea / inventario global). Debe combinar lo mejor en ambos mundos: Servicio Personalizado y Flexibilidad (pagos / reservas) de la Offline con la Eficiencia y la Experiencia del Usuario en línea. Esto le ayudaría a competir con grandes OTAs ya retener clientes en una fracción del costo.

Muchos agentes de viajes tradicionales tienen la impresión de que ir en línea significa cambiar su modelo de negocio, pero eso no es cierto. El ir en línea agrega simplemente otra dimensión valiosa a su negocio fuera de línea acertado y le da mayor valor a sus clientes, asegurándose que permanecen leales a usted, incluso en la cara de la competencia feroz.

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